OBJETIVO:
Descrever as atividades que são realizadas na execução, no controle e no encerramento de projetos e programas.
As ideias e estratégias são importantes,
mas o verdadeiro desafio é a sua execução.
Percy Barnevick
- EXECUÇÃO
No módulo anterior, aprendemos as melhores práticas para planejar um projeto ou programa. Você lembra delas? Procuramos respostas para perguntas como:
- O que o projeto deve entregar?
- Quando serão as entregas?
- Com que equipe?
- Quanto custará?
- Quais são os riscos envolvidos?
- Como será a comunicação?
- Quais indicadores avaliarão o andamento da iniciativa?
A execução do projeto ou do programa se concretiza com a realização das atividades planejadas no cronograma do projeto. Na prática, não é necessário que todo o planejamento esteja concluído para iniciarmos a execução. É possível usar o conceito empregado pelo imperador francês Napoleão Bonaparte: É preciso dividir para conquistar! Ou seja, pode-se dividir o projeto em fases, planejá-las e, assim, iniciar a execução. As partes interessadas estão ansiosas por entregas e resultados. Por isso, quando possível, é interessante uma abordagem baseada em fases, com entregas parciais.
O guia de gerenciamento de projetos, PMBOK, ressalta que as atividades do ciclo de vida de gerenciamento de um projeto se sobrepõem. Observe no gráfico que, na linha do tempo do projeto (eixo horizontal do gráfico), nos primeiros dias, dedicam-se mais esforços a processos relacionados à iniciação. Entretanto, na metade da duração do projeto, observe que o esforço é bem mais acentuado na execução.
No ciclo de vida de um projeto, a execução é a etapa que demanda mais tempo e dedicação da equipe. Ela será concluída após todas as atividades planejadas para o projeto terem sido entregues. Durante a execução é que as ações começam de fato a fluir. Aquilo que no início era incerto, intangível, arriscado, abstrato e sem definições muito claras, passa a tomar forma. A matéria-prima se transforma!
Os produtos são elaborados e, pouco a pouco, as partes interessadas avaliam, validam e fazem uso das entregas. Quando os produtos e serviços atingem o nível de qualidade esperado, aproxima-se o encerramento do projeto, tópico que ainda estudaremos neste módulo.
Mas quais são as principais atividades realizadas durante a execução do projeto?
A execução do projeto envolve atividades importantes que podem ser divididas em duas linhas de atuação:
Linha Gerencial: relacionada às atividades necessárias para administrar a equipe, distribuir as informações aos interessados, como relatórios, atas de reuniões e notícias, buscar soluções para situações imprevistas, gerenciar riscos, assegurar a qualidade do projeto, gerenciar os contratos com fornecedores. No TJDFT, para apoio às atividades da linha gerencial, o gerente do projeto contará com algumas unidades.
Veja alguns exemplos:
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ASSUNTO |
ATIVIDADES REACIONADAS |
UNIDADE DE |
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Notícias |
Realizar entrevistas |
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Aquisições |
Elaborar projeto básico |
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Treinamento |
Definir tema do curso |
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- Linha Técnica: relacionada às tarefas que precisam ser implementadas para a execução do produto do projeto. No TJDFT, a realização de atividades da linha técnica depende dos itens do escopo do projeto. Observe alguns exemplos na tabela abaixo:
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ASSUNTO |
ATIVIDADES RELACIONADAS |
UNIDADES |
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Desenvolvimento |
Definir os requisitos |
SEDES |
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Obra de |
Elaborar o projeto da obra |
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Elaboração de |
Realizar revisão de acordo com a técnica legislativa |
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É por isso que é fundamental que os gestores conheçam a estrutura organizacional do Tribunal. Para você saber mais, consulte a Resolução n. 2, de 12 de dezembro de 2016 (disponível em: http://www.tjdft.jus.br/publicacoes/publicacoes-oficiais/resolucoes-do-conselho-da-magistratura/2016/resolucao-2-de-12-12-2016). Trata-se de uma publicação que tem como objetivo descrever as atribuições das unidades, com vistas a orientar gestores e servidores para o desempenho de suas atividades.
Como devemos iniciar a execução de um projeto?
Para que haja o comprometimento e o envolvimento da equipe, é recomendável a realização de uma reunião de lançamento do projeto. Alguns denominam essa reunião de kick-off meeting, do inglês. Trata-se da reunião que vai dar o pontapé inicial para o projeto. Esse evento é fundamental, pois é nesse momento que toda a equipe saberá quais são os objetivos a serem alcançados e a importância da iniciativa para a organização.
Essa reunião deve ser conduzida pelo gerente do projeto, mas é recomendável que o patrocinador faça a introdução da reunião. Ele deverá apresentar os gerentes titulares e substitutos e solicitar o apoio de toda a equipe envolvida.
A seguir, o gerente deve fazer uma apresentação técnica, que não deve ser longa e com detalhes excessivos. A apresentação deverá abordar apenas uma visão geral do escopo, dos riscos, das responsabilidades, do orçamento e das datas das entregas previstas. A reunião deverá ter um breve espaço com alguns minutos para “perguntas e respostas”. Se o projeto for muito longo, poderá ser feita mais de uma reunião de kick-off, uma para cada etapa.
Após a reunião de lançamento, qual o próximo passo, então?
Vencida a reunião de lançamento, a equipe começa a colocar a mão na massa e a executar as atividades planejadas para o projeto. Nessa etapa é fundamental que o gerente exerça um papel de motivador e orientador dos trabalhos a serem realizados. A comunicação entre a equipe e o gerente deve ser dinâmica e efetiva, a fim de que todos saibam como está o andamento das atividades, bem como suas dificuldades e falhas vivenciadas, sempre com o foco na implementação do que está previsto no escopo e na tomada de ações corretivas para eliminar eventuais distorções em relação ao planejado.
Em síntese, para garantir o sucesso do projeto ou programa, é preciso fazer acontecer o plano de gerenciamento elaborado pela equipe do projeto. Em geral, quanto melhor for o planejamento, quanto mais claras forem as definições dos requisitos e das responsabilidades dos integrantes da equipe, menos interrupções e retrabalhos ocorrerão.
Hora de praticar!
Vamos pensar em algumas atividades que o Geraldo pode realizar na etapa
de execução do projeto dele?
ATIVIDADES PARA EXECUÇÃO DO PROJETO
| Vai às compras: adquire shorts, camisas e tênis |  |
| Implementa a dieta sugerida pela Dra. Magali |  |
| Realiza os exames prescritos pelo Dr. Epaminondas |  |
| Executa a planilha de treinos sugerida pelo Estevão |  |
- MONITORAMENTO E CONTROLE
Não se gerencia o que não se mede.
William Deming
O monitoramento e controle consiste no acompanhamento da execução do projeto, ou seja, abrange desde a coleta das informações de desempenho até a determinação de ações para resolver os problemas detectados. Ele é realizado durante todo o projeto e tem como objetivo comparar o desempenho das atividades realizadas com as atividades planejadas, identificando, assim, a saúde do projeto ou programa. É por isso que é de fundamental importância, durante o planejamento, termos indicadores bem definidos. A partir de suas mensurações, será possível avaliar se as metas propostas foram alcançadas. Sempre que as metas não forem atingidas, os gerentes devem propor ações e acompanhar as corretivas.
O controle é atingido quando se obtêm informações precisas sobre seu andamento. Com base na sua análise, são tomadas as providências que conduzem o projeto ao alcance dos seus objetivos em relação ao prazo, ao escopo, aos custos e aos riscos planejados, recomendando ações corretivas ou preventivas.
2.1 Controle do Cronograma
Especificamente relacionado ao prazo, uma atividade importante diz respeito ao controle do cronograma. Essa atividade consiste em manter o cronograma atualizado à medida que as atividades são finalizadas. No TJDFT, essa tarefa é de responsabilidade do Gerente do Projeto e do Escritório de Projetos Estratégicos. Para isso, os gerentes, gestores e integrantes da equipe, responsáveis pelo acompanhamento do projeto, devem repassar as informações para que possa ser realizada a atualização do cronograma.
Uma dúvida muito comum dos gerentes é sobre o método de cálculo que se deve utilizar para calcular o percentual realizado de uma tarefa. Alguns autores da área de gestão de projetos sugerem o seguinte padrão:
- 0% – se a tarefa não foi iniciada.
• 25% – se a tarefa foi iniciada, mas não possui resultados concretos.
• 50% – se a tarefa já está em implementação, e possui resultados tangíveis.
• 75% – se a tarefa está em teste ou em revisão final.
• 100% – se a tarefa foi finalizada.
É sempre bom evitar tarefas com longa duração
Conforme explicado no módulo de planejamento, um pacote de trabalho deve respeitar a regra 8 – 80. Essa regra surgiu na iniciativa privada, na qual normalmente o regime de trabalho é de 8 horas por dia. A regra diz que um pacote de trabalho deve ser realizado entre 8 e 80 horas, ou seja, 1 a 10 dias.
O cálculo de percentual de conclusão do projeto considerará a duração e não simplesmente a quantidade de tarefas, ou seja, tarefas com longa duração terão maior peso no cálculo do percentual de conclusão do projeto do que tarefas de curta duração.
Atenção!
Por isso, cuidado! Se o cronograma possuir um erro de dimensionamento do tamanho das durações das tarefas, fato que normalmente ocorre com tarefas muito longas, pode-se ter uma visão distorcida do percentual de conclusão do projeto. Desse modo, evite as tarefas de longa duração, superiores a 10 dias. Quando surgirem as tarefas longas, quebre-as em tarefas menores!
2.2 Relatório de Acompanhamento
A metodologia de gestão de projetos do TJDFT prevê que o controle do trabalho executado será reportado no Relatório de Execução do Portfólio. Esse relatório é elaborado pelo SERGEP. Ele descreve o trabalho realizado durante o período e o percentual de execução de cada projeto.
O Relatório de Execução do Portfólio é um instrumento que dá visibilidade e transparência sobre o andamento do projeto às partes interessadas. Ele também é um insumo importante para Reunião de Acompanhamento da Estratégia – RAE. Essa Reunião tem como objetivo tratar dos indicadores, metas e iniciativas; de emitir orientações e recomendações às diversas unidades do Tribunal, para garantia do pleno cumprimento do Plano Estratégico do TJDFT.
Você Sabia?
O TJDFT divulga periodicamente os relatórios de execução do Portfólio estratégico e as atas das reuniões de análise estratégica na internet. Consulte-os em:
Relatórios – https://www.tjdft.jus.br/institucional/governanca-e-gestao-estrategica/gestao-estrategica/portfolio-pe
2.3 Controle das Mudanças
Outro aspecto importante do monitoramento é a avaliação das mudanças. As variações de execução são frequentes e, dessa forma, muitas vezes há necessidade de replanejar as atividades do projeto para firmar novos acordos. Quando as mudanças são aprovadas, deve-se tirar uma nova “fotografia” do projeto, ou seja, gerar uma nova linha de base.
Entretanto, é importante ter cuidado com a geração de novas linhas de base. Quando uma nova linha de base é salva, o gerente se sente “confortável”, pois está com os novos prazos firmados. Assim, se o projeto estava em atraso, passa a estar no prazo. Com muitas reprogramações, o projeto poderá cair em descrédito pelo patrocinador e pelas partes interessadas, correndo o risco inclusive de ser encerrado antes da realização dos objetivos propostos.
Qualquer mudança, seja de prazo, escopo ou orçamento, tem de ser aprovada pelo patrocinador do projeto e também pelas unidades de interface impactadas com a mudança. No TJDFT, para efetivar as mudanças, é necessário realizar a solicitação formal de mudanças por meio do SEI. Essa solicitação, a depender do impacto no planejamento e no escopo do projeto, deverá ser encaminhada pela SEPG ao Comitê de Governança e Gestão Estratégica e, havendo deliberação favorável, ao Presidente do TJDFT para que seja autorizada.
Cuidado! Não são todas as mudanças que podem ser aprovadas! Veja uma situação-exemplo:
- Geraldo se inscreveu em uma corrida de rua prevista para o dia 10 de outubro.
- Antes da corrida, ele tem de realizar três treinos:Treino 1, no dia 7 de outubroTreino 2, no dia 8 de outubroTreino 3, no dia 9 de outubro
- Suponhamos que Geraldo não realize o primeiro e segundo treinos.
• No dia 9 de outubro, Geraldo deseja fazer uma solicitação de mudanças para reprogramar seu projeto.
• Nesse caso, se Geraldo tentar fazer uma reprogramação pensando na realização dos seus 3 treinos, a data da corrida teria que mudar para dia 12, uma vez que ele faltou aos treinos 1 e 2. Porém, a data da corrida já está estabelecida por uma equipe de organização e ela não vai mudar porque o Geraldo deixou de executar seus treinos. Então, nesse caso, não há como aprovar a mudança.
Dicas Importantes
1) Evite mudanças desnecessárias: É bom lembrar que todo projeto tem um fim. Muitas vezes, há um interesse na ampliação do escopo e o projeto nunca acaba. É preciso ter um ponto de corte.
2) Formalize as mudanças relevantes: Deve-se elaborar um formulário de solicitação de mudanças apenas para alterações relevantes para o projeto. Por exemplo, se o prazo previsto aumentou em 10 dias e isso não trará um impacto para a organização, ou se o aumento do escopo são novas telas de sistema de baixa complexidade, não é o caso de elaborar tal documento. A avaliação da necessidade de formalizar as mudanças é feita com o apoio do SERGEP.
3) Justifique as mudanças: Toda mudança deve ter justificativas claras. Essas razões têm de estar descritas na solicitação de mudanças encaminhada por meio do SEI para o SERGEP. Isso para facilitar a aprovação pelos responsáveis pelo projeto, pelo CGGE e pelo Presidente do TJDFT, quando for o caso.
Há outras atividades muito importantes relacionadas ao monitoramento e controle, resumidas na tabela a seguir:
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ATIVIDADE |
OBJETIVO |
COMO REALIZAR? |
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Verificação do Escopo |
Assegura que o produto foi |
Realização de testes |
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Controle da Qualidade |
Averigua a conformidade do |
Teste para aferir se o |
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Controle de Riscos |
Verifica se as condições de |
Realização de reuniões de |
|
Controle de Contratos |
Garante que o desempenho |
Obtenção dos fornecedores |
Hora de praticar!
Como é feito o monitoramento e controle no projeto de corrida? Quais são as principais atividades dessa etapa? Podemos identificar algumas:
Minutos depois, após Estevão repassar as informações ao Sr. Paulo:
Observe que todas as partes interessadas participam do monitoramento e controle:
a) A nutricionista, médico e o nosso corredor, Geraldo, realizam as mensurações dos indicadores.
b) O personal trainer, que atua como um escritório de projetos, analisa os indicadores.
c) O gestor do projeto recebe informações sobre o andamento do projeto e dá seu feedback.
3. ENCERRAMENTO
No começo de um projeto podemos fazer tudo, mas não sabemos nada.
No final do projeto sabemos tudo, mas não podemos fazer nada.
Peter Drucker
O encerramento poderá ocorrer em três situações:
- Situação 1: Sem redução de escopo – quando se constata a entrega de todos os produtos e serviços previstos bem como a realização dos objetivos propostos. Esse é o chamado caminho feliz de todo projeto.
- Situação 2: Com redução de escopo – alguns produtos e serviços previstos foram implementados. Entretanto, o projeto não entregou todos os resultados previstos.
- Situação 3: Cancelamento – ocorre quando as entregas planejadas não foram concluídas ou não há mais interesse em sua continuidade pela Administração. É diferente de uma suspensão de um projeto, pois, na suspensão, o projeto deixa de ser executado por um período, mas, quando determinado, sua implementação é reativada.
Havendo contratação de produtos e serviços, o gerente deverá receber o aceite formal do cliente com relação aos produtos ou serviços entregues e verificar se todas as atividades necessárias para o encerramento dos contratos tenham ocorrido.
Uma das principais atividades do encerramento está relacionada à obtenção e distribuição de informações para oficializar o término do projeto, após verificar se os seus objetivos foram atingidos e se todos os interessados tiveram suas expectativas atendidas. Também há a função de documentar os resultados do projeto. Faz parte das responsabilidades do gerente e da equipe finalizar e atualizar a documentação do projeto, bem como as suas lições aprendidas, para que estas possam ser aproveitadas em outras oportunidades.
Assim, o gerente e a equipe devem elaborar um termo de encerramento registrando as entregas efetuadas. O gerente ainda pode solicitar à ACS a cobertura de um evento ou reunião de encerramento. Notícias, entrevistas e reportagens poderão ser geradas para divulgação aos servidores do TJDFT e ao público externo, caso seja oportuno. Nesse evento de encerramento, devem ser destacados não só os produtos e serviços entregues e benefícios alcançados, como também os desafios e lições aprendidas.
Por meio delas, é possível evitar e prevenir erros vivenciados no passado e aprimorar a gestão do conhecimento. É sempre bom lembrar que se deve registrar não só as más experiências dos projetos, mas também as exitosas.
Vídeo
Confira agora um vídeo sobre as vantagens da documentação das lições aprendidas de projetos.
O vídeo indica três pontos:
a) As reuniões sobre lições aprendidas devem ser sempre feitas no final do projeto ou fase.
b) Toda a equipe do projeto deve participar das reuniões de lições aprendidas. Essas reuniões devem ter sempre um facilitador.
c) É preciso que seja feita uma reflexão e discussão dos principais desafios vivenciados.
E agora, pessoal, como encerrou o nosso projeto de corrida?
Hora de praticar!
Resumo do Módulo
Bom, pessoal, estamos chegando ao encerramento do nosso curso de Gestão de Projetos. Neste módulo compreendemos as principais atividades envolvidas na execução, monitoramento e encerramento de projetos e programas.
Temos, agora, uma boa noção sobre o processo de atualização de um cronograma, como é reportado o acompanhamento, em quais situações devemos formalizar uma mudança e quando e o que deve ser feito na conclusão do projeto.
Mensagem Final
Com as noções apresentadas neste curso, desejamos muito sucesso não só na condução dos projetos do TJDFT como também nos seus projetos de vida!
Colocamo-nos sempre à disposição para tratar de temas relacionados a esse assunto. Assim, se você tem alguma ideia e gostaria de estruturá-la como uma nova iniciativa para o TJDFT, seja um projeto estratégico, seja um projeto de sua unidade, entre em contato pelo e-mail: sergep.suore@tjdft.jus.br.
Abraços!
