Objetivos do Módulo Conteúdos
  • Descrever as etapas do planejamento de um projeto
  • Distinguir um plano de gerenciamento de um projeto ou programa
  1. A importância do planejamento
  2. Geraldo, vamos planejar?
    • Etapa 1 – Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
    • Etapa 2 – Identificação da Equipe
    • Etapa 3 – Planejamento Orçamentário
    • Etapa 4 – Planejando a Comunicação
    • Etapa 5 – Estruturação do Cronograma
    • Etapa 7 – Planejando os Riscos

3. Resumo do Módulo
O planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com o futuro de decisões presentes.

Peter Drucker

1. A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO

Com certeza você já ouviu muito falar na palavra “planejamento”, não é mesmo? Nesta etapa, o escopo e os objetivos são detalhados, de modo a orientar o curso das ações necessárias para a execução do projeto. A etapa de planejamento se inicia depois da aprovação do projeto ou programa pela Administração, da definição dos gerentes e da verificação de viabilidade da proposta. Nas primeiras reuniões de detalhamento do projeto, nem todos os requisitos estão claros. Há muitas incertezas e as ideias precisam ser lapidadas. É como pegar uma peça de madeira crua que aos poucos vai criando forma e se transformando em uma obra de arte.

Nem sempre é possível ter uma visão da totalidade dos trabalhos a realizar, mesmo durante a fase de planejamento. Por isso, a disciplina de gestão de projetos exige uma retroalimentação periódica para análises. Ou seja, planejamos, executamos, controlamos e replanejamos. À medida que informações ou características do projeto são coletadas e entendidas, fazemos planejamentos adicionais.

A essa altura, você já deve ter percebido que a gestão de projetos não é rígida, nem segue uma fórmula.

Planejamento em ondas sucessivas

Quando mudanças significativas ocorrem durante a execução do projeto, o planejamento deve ser revisado, o que pode gerar impacto no escopo já definido. Essa revisão periódica, caracterizada por atividades iterativas (repetição de uma ou mais ações) e contínuas, é chamada de planejamento em ondas sucessivas e beneficia o curso da ação, de forma a alcançar os objetivos e a entrega final do projeto.

Essa técnica de planejamento em ondas sucessivas é uma forma de planejamento de elaboração progressiva. Nela, o trabalho realizado a curto prazo é planejado em detalhes, enquanto o trabalho distante no futuro é planejado com menos detalhes, mas com certo nível de previsibilidade. À medida que as entregas de curto prazo são concluídas, as de longo prazo passam a ser mais bem conhecidas e consequentemente poderão ser mais bem detalhadas.

Um projeto pode ser comparado muitas vezes a um iceberg. Você, como gerente ou integrante de equipe, tem uma noção clara do que é visto a olho nu. Contudo, há o desconhecido, o que está abaixo do nível do mar, que você só passa a conhecer quando os requisitos são mais bem detalhados, os riscos são conhecidos, as pessoas necessárias estão disponíveis e o orçamento é planejado.

Assim, se você trabalha com projetos em que há muitas indefinições em relação ao que se quer ou em relação a como atingir os objetivos propostos no termo de abertura, não se preocupe! Essa é uma situação muito comum. É por essa razão que a etapa de planejamento é de suma importância. Ela é que vai nos ajudar a esclarecer esses pontos que não estão visíveis!

O plano não é 100% previsível na maioria dos casos. A execução nem sempre ocorre conforme o que planejamos.

Ouça um conteúdo sobre planejamento em ondas sucessivas e como fazê-lo, com o especialista Ricardo Vargas, clicando no ícone a seguir:

2. GERALDO, VAMOS PLANEJAR?

No módulo 2, apresentamos como nascem os projetos, a relação dos projetos com o Plano Estratégico do TJDFT, as reuniões de condução para estabelecimento dos pontos a serem discutidos no projeto, o termo de abertura, a análise de viabilidade, e o parecer técnico que qualificará o projeto como estratégico ou setorial.

No estudo de caso, conhecemos o Geraldo, que quer executar um projeto de corrida para diminuir seu peso e está sendo patrocinado por seu pai, o Sr. Paulo, para conseguir seu objetivo. Conforme recomendação do Estevão, seu personal trainer e nosso Escritório Corporativo de Projetos, ele foi à nutricionista e ao médico do esporte, a equipe técnica, que lhe deram o seguinte feedback:

Após os resultados das consultas iniciais, Geraldo apresenta os dados para seu personal trainer:

Pois é, a vida do gerente não é tão fácil, mas há ferramentas e técnicas que podem auxiliá-lo nesta missão. Segundo o Plano Geral do Projeto Estratégico – PGPE, a fase de planejamento prevê a elaboração dos seguintes documentos:

  1. Plano Geral do Projeto – PGP
  2. Estrutura Analítica do Projeto – EAP;
  3. Cronograma do Projeto.
 

Para isso, algumas etapas são bastante úteis:

  1. elaborar a Estrutura Analítica do Projeto;
  2. identificar a equipe necessária para realização do projeto;
  3. estimar o orçamento, ou seja, os custos das aquisições dos produtos e serviços;
  4. planejar as comunicações necessárias;
  5. estruturar o cronograma, com os prazos das principais entregas, custos e recursos necessários;
  6. definir os indicadores de resultado e de desempenho;
  7. planejar os riscos.

Etapa 1 – Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) (em inglês Work Breakdown Structure – WBS) é um desenho gráfico muito abordado na literatura de gestão de projetos. Detalha o trabalho a ser realizado em cada ETAPA ou PRODUTO em PACOTES DE TRABALHO que possibilitam atribuir responsabilidades, negociar prazos, dimensionar recursos, atribuir custos e definir marcos.

Para elaborar uma EAP, é bom conhecer três conceitos:

  1. Entrega – É qualquer resultado do projeto: serviço ou produto. Deve possuir um resultado verificável, tangível ou mensurável, por exemplo: um software desenvolvido, produto adquirido e implantado, um normativo, um desenho de processo de trabalho.
  2. Tarefa ou atividade – As tarefas ou atividades não são incluídas na EAP, mas serão utilizadas na decomposição da EAP quando for construído o cronograma.
  3. Pacote de trabalho – É denominado pacote de trabalho o mais baixo nível da EAP. Como o nome já diz, é um conjunto de atividade agrupadas conforme a necessidade do projeto. É o ponto onde o custo e a duração das atividades para o trabalho podem ser estimados e gerenciados.

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE

Para o nosso projeto de corrida:

  • As entregas são resultados tangíveis: “Aquisições, Treinos, Avaliações”.
  • As atividades não aparecem na EAP. Assim tarefas como “adquirir tênis”, “adquirir dieta”, “buscar local para exame médico” não aparecem no gráfico da EAP. As atividades são detalhamentos do pacote de trabalho e vão aparecer no cronograma do projeto.
  • Os pacotes de trabalho são detalhamentos de uma entrega. Por exemplo: para a entrega “Aquisições”, podemos subdividir em categorias, como “Tênis”, “Dieta”, “Short”, “Camisas”. Para treinos, podemos subdividir em: “Agenda”, “Planilha de Treino”, “Execução da Planilha” e “Medição de Desempenho”.

A técnica para se desenvolver uma EAP é denominada decomposição, pois a proposta é quebrar o produto principal do projeto em todos os produtos ou entregáveis necessários para a entrega total do projeto.

Esse processo de quebra sucessiva do trabalho gera a EAP. Ela não deve ser elaborada pensando nas características do produto do projeto, mas no trabalho a ser feito para a sua realização. Além de constituir um importante instrumento de comunicação entre todos os envolvidos no projeto, permite também visualizar todo o escopo do trabalho a ser realizado no projeto.

No desenho gráfico, aparece:

  • no nível 1, o nome do projeto;
  • no nível 2, as fases do ciclo de vida do projeto, ou principais entregas;
  • no nível 3, os pacotes de trabalho.

Os elementos dos níveis 1, 2 e 3 podem ser descritos por substantivos. O detalhamento do pacote de trabalho são tarefas ou atividades, que normalmente são iniciadas por verbos no infinitivo.

Vamos ver alguns exemplos para entender melhor?

Dicas Importantes

Essa regra ajuda a definir até onde quebrar os níveis de uma EAP. Para fins de torná-lo gerenciável, considera-se que o pacote de trabalho pode ser realizado de 8 a 80 horas (de um dia a duas semanas de trabalho). Se o pacote necessitar de um esforço maior de duração, por exemplo, 120 horas, poderá ser quebrado em dois subpacotes.

Um dos trabalhos que todo projeto tem é o seu gerenciamento. Portanto esse trabalho poderá constar na EAP, caso o gerente deseje acompanhar itens como a elaboração do termo de abertura, do plano de gerenciamento, dos relatórios de acompanhamento, entre outras documentações relativas à gestão do projeto.

A EAP deve ser construída com a participação da equipe técnica, do Escritório Corporativo de Projetos e outras partes interessadas.

Dicas de softwares

Entendi o que é EAP, mas quais ferramentas podem ser utilizadas para a sua elaboração?

Há diversas ferramentas de software que podem ser utilizadas para a produção de EAP.

Entre elas, podem ser utilizadas as ferramentas para construção de mapas mentais. Entre os softwares mais conhecidos se destacam o Freemind e o Xmind. Ambos são aplicativos do tipo software livre, ou seja, não há custos para instalação.

Além das ferramentas de mapas mentais, podem-se utilizar softwares bastante conhecidos como o editor de textos Microsoft Word ou o editor de apresentações Power Point. Basta utilizar o recurso Organograma, conforme apresentado no passo a passo ao lado (figura 10):

1. Selecione o item de menu Inserir;
2. Clique em SmartArt;
3. Selecione o item Hierarquia;
4. Escolha um modelo de organograma.

Será aberta uma tela para edição da EAP do seu projeto (figura 11).

Para inserir novos itens, basta clicar com o botão direito do mouse em um item, escolher a opção Adicionar Forma, conforme ilustrado a seguir.

Figura 10 – Tela do Power Point

Figura 11 – Tela do Power Point

Confira agora um vídeo do Prof. Ricardo Vargas que trata sobre dicas para construção da EAP. Ele reforça a regra 8-80, que diz que os pacotes de trabalho devem durar entre 1 dia (8 horas) a 2 semanas (80 horas). Ele mostra também que pacotes de trabalho muito pequenos não são recomendáveis, pois eles aumentam a necessidade de gerenciamento.

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