Módulo II – Iniciando um projeto 1/3 – Exercitando a Gestão de Projetos

Objetivos do Módulo	Conteúdos
Identificar como surgem os novos projetos e programas do TJDFT Reconhecer as atividades relacionadas à análise de viabilidade, seleção das iniciativas e designação dos gestores Identificar boas práticas para a condução de reuniões Esboçar o nascimento de um projeto por meio de exemplo prático	Como surgem os projetos? Reuniões Análise de viabilidade Seleção das iniciativas estratégicas Elaboração do termo de abertura do projeto – TAP Estudo de caso – entendendo por meio do exemplo prático

Eu não posso mudar a direção do vento, mas eu posso ajustar as minhas velas para sempre alcançar o meu destino.

Jimmy Deam

1. COMO SURGEM OS PROJETOS?

No módulo 1, apresentamos os conceitos introdutórios do gerenciamento de projetos. A partir deste módulo, iremos colocar a mão na massa e “mergulhar” de fato no mundo dos projetos. Vamos lá?

Primeiramente, que tal entender como as iniciativas surgem?

Projetos e programas têm diversas motivações. No TJDFT, as metas do Plano Estratégico são desdobradas e, a partir delas, surgem os projetos e programas do Órgão. Essa é uma forma de promover o alcance dos objetivos estratégicos. Você já leu o atual Plano Estratégico do TJDFT? A sua vigência é até 2020 e nele estão descritos a missão, a visão de futuro, os valores institucionais do TJDFT e os objetivos que o Tribunal considera estratégicos. Observe a figura a seguir para entender melhor:

Fonte: https://www.tjdft.jus.br/institucional/governanca-e-gestao-estrategica/gestao-estrategica/planejamento-estrategico/mapa-estrategico-2015-2020

Lendo o mapa de baixo para cima, você pode notar que a escolha das perspectivas não é feita ao acaso e compreende a necessidade de garantir RECURSOS orçamentários e de infraestrutura para suportar os PROCESSOS INTERNOS da Casa. Proporcionando o aprimoramento da prestação jurisdicional no TJDFT, com destaque para a eficiência operacional, a governança judiciária, e a responsabilidade socioambiental. Dessa forma, olhando para a perspectiva APRENDIZADO & CRESCIMENTO, também são assegurados recursos financeiros para o investimento em pessoas e tecnologia. Tudo isso se reflete na perspectiva SOCIEDADE, buscando sempre o atendimento de qualidade, promoção da cidadania e a garantia do acesso à Justiça.

Notou como todos os níveis do Plano Estratégico estão relacionados?

Atuando dessa forma, sempre atentos aos valores que devemos praticar, contribuímos para que o TJDFT cumpra a sua missão e alcance a sua visão de futuro, qual seja, até 2020 apresentar resultados que reflitam o aumento da produção, eficiência e qualidade em nossa atuação.

Em resumo, os projetos e programas do TJDFT deverão focar na estratégia mostrada anteriormente. Todas as iniciativas estratégicas devem estar relacionadas a, pelo menos, um dos quinze objetivos do mapa estratégico.

Confira agora um vídeo do Professor Armando Terribili Filho, que fala sobre a vinculação dos projetos ao Plano Estratégico Institucional.

A página do Escritório de Projetos Estratégicos na internet do TJDFT (Disponível em: http://intranet2.tjdft.jus.br/institucional/gestao-estrategica/gestao-de-projetos) apresenta o Portfólio de Projetos Estratégicos. Veja que há vinculação clara entre o objetivo estratégico e o projeto.

Veja alguns exemplos a seguir:

OBJETIVO ESTRATÉGICO	QUE PROJETOS E PROGRAMAS FORAM CRIADOS PARA A REALIZAÇÃO DO OBJETIVO?	COMO A INICIATIVA PRETENDE ALCANÇAR O OBJETIVO ESTRATÉGICO?
Fomentar métodos consensuais de solução de conflitos	Ampliação e Instalação de Centros Judiciários de Solução de Conflitos e Cidadania	Garantindo a estrutura física necessária ao desenvolvimento das atividades dos CEJUSC’s.
Agilizar a tramitação dos processos judiciais e administrativos	Melhoria do Processo de Gestão de Precatórios	Por meio da melhoria e otimização do processo de trabalho da gestão de precatórios, garantindo a tramitação mais célere dos processos.
Consolidar a política de valorização dos magistrados e servidores	Programa de Reconhecimento aos Servidores do TJDFT	Desenvolvendo programa de reconhecimento e benefício para servidores.

É importante saber que o projeto pode ter outros elementos motivadores além da vinculação com o objetivo estratégico. A iniciativa poderá ser originada por:

Algum normativo ou determinação legal

uma norma definiu que um conjunto de produtos e serviços devem ser implementados;

Necessidade de otimização de uma atividade de rotina

uma unidade está realizando determinada atividade que está exigindo muitas pessoas e trazendo resultados com baixa eficiência

Necessidade de melhorar o desempenho de um indicador

os resultados de um indicador estão abaixo da meta estipulada

Uma oportunidade de crescimento

trata-se de projetos que buscam a inovação e o crescimento contínuo da instituição

Esses são os elementos que irão justificar bem a iniciativa.

Mas as ideias não devem ficar soltas na informalidade! Para que de fato aconteçam, elas precisam ser documentadas.

Assim, o primeiro passo para a estruturação do projeto é a elaboração de um documento denominado PROPOSTA DE PROJETO ESTRATÉGICO.

Esse documento é a certidão de nascimento do projeto ou programa. Serve como guia para que o gerente produza um bom detalhamento, visando sempre o alcance dos benefícios almejados. Isso tudo sem perder o foco sobre os propósitos e objetivos. Esse foco é chamado escopo do projeto. Nele é delimitado o que será feito e o que não será feito, pois, por vezes, desvia-se do foco inicial e temos um produto ou serviço diverso daquele que foi especificado no escopo, gerando custos e prazos maiores para execução.

A PROPOSTA DE PROJETO ESTRATÉGICO é, portanto, o documento que convencerá a instância decisória do TJDFT a implantar a ideia e, também, que guiará o Gerente de Projetos nos primeiros passos do planejamento. Por essa razão, a Proposta deve ser um documento rico o suficiente para convencer o tomador de decisão a aprovar a iniciativa.

No modelo utilizado no TJDFT, a Proposta de Projeto Estratégico contempla itens importantes como justificativa, objetivo, clientes, benefícios esperados, principais produtos e serviços, bem como outras observações que o proponente julgue importantes.

Outro elemento constante na Proposta de Projetos é a relação das partes interessadas com a iniciativa. Neste item é declarado o envolvimento dos patrocinadores, clientes e outros participantes, gerando uma compreensão compartilhada dos critérios para o sucesso, e garantindo uma melhoria no nível de aceitação dos produtos e serviços.

Confira agora um vídeo que apresenta uma visão geral do que é um termo de abertura.

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