2. REUNIÕES
Após a conclusão da PROPOSTA DE PROJETO ESTRATÉGICO, ela deve ser assinada pelo titular Unidade Gestora do Projeto. A Unidade Gestora deverá encaminhar a Proposta de Projeto ao SERGEP. Isso deve ser feito por meio do envio do formulário à SEPG utilizando a ferramenta de gestão documental (SEI).
O criador da ideia pode contar com o apoio do SERGEP para esclarecer suas dúvidas em relação ao preenchimento do documento. Essa interação pode ocorrer por e-mail (sergep@tjdft.jus.br), ou por meio de reuniões, por exemplo.
E como estamos falando sobre reuniões, neste momento vale uma reflexão:
- Suas reuniões são produtivas?
- Elas têm alcançado os resultados esperados?
- A duração está sempre maior que o previsto?
- As pessoas chegam no horário e conhecem previamente os objetivos?
- As decisões são formalizadas e monitoradas?
2.1 Preparação da Reunião
Disponível em: (http://pt.slideshare.net/seniorsistemas/guia-de-boas-prticas-para-reunies-produtivas)
O gerente do projeto é o responsável por toda a preparação da reunião. Entretanto, ele poderá delegar essa tarefa a algum integrante da equipe do projeto. Como você pode imaginar, esse planejamento requer tempo.
Você provavelmente já participou de reuniões como essa, descrita na imagem, e sabe como elas são inconvenientes, não é mesmo? Mas existem alguns passos que podemos seguir para que a reunião seja produtiva e adequada.
É preciso definir os participantes, reservar o local da reunião, produzir uma pauta. Em algumas reuniões, é preciso elaborar também documentação técnica sobre a situação do projeto, ou até mesmo apresentação em forma de slides. Nesse caso, é bom verificar se a sala de reuniões possui estrutura com sistema de projeção e computador.
Em boa parte das salas de reuniões do TJDFT, há essa estrutura, mas é sempre bom checar se os equipamentos estão funcionando adequadamente. Se você elaborou uma apresentação em um software como o Power Point, é bom checar se o aplicativo está instalado no computador da sala de reuniões e se o slide a ser apresentado é de fácil visualização para os participantes. Se você prevê a utilização de um quadro ou flipchart, verifique se o recurso está disponível e se há caneta apropriada.
(Disponível em: http://pt.slideshare.net/seniorsistemas/guia-de-boas-prticas-para-reunies-produtivas)
O gestor não pode se esquecer de encaminhar o convite para os participantes com a pauta e documentação técnica que será discutida na reunião.
Para reuniões rápidas e produtivas, é bom que os participantes leiam a documentação previamente. No TJDFT, o convite é enviado utilizando a ferramenta Outlook.
É bom marcar a reunião com, pelo menos, dois dias de antecedência, pois assim os envolvidos terão tempo para se inteirar dos assuntos a serem tratados. É recomendável que o gestor monitore se os participantes aceitaram o convite de reunião. Caso eles não tenham enviado resposta, é bom fazer outro contato por telefone ou e-mail para verificar se os convites foram recebidos.
Como o uso de smartphones é uma tendência, recomenda-se que os gerentes e integrantes de projetos possuam instalado um aplicativo de alerta de compromissos conectado à agenda do Outlook do TJDFT. O procedimento para configuração do smartphones é simples.
Na intranet em Acesso Rápido > Utilidades > Manuais e Orientações > Manuais > Correio Eletrônico os interessados podem acessar os manuais que orientam no processo de configuração dos dispositivos.
Receber alertas dos compromissos com antecedência é sempre bom para não chegar atrasado!
Além dos passos demonstrados anteriormente, na fase de planejamento, é pertinente avaliar as seguintes questões que irão auxiliar a boa execução da reunião:
DETALHES QUE FAZEM A DIFERENÇA
Não só de slides e discussões vivem os participantes da reunião. É bom verificar se é possível o serviço de entrega de café e água. Para isso, o gerente poderá contar com apoio da unidade responsável pela sala de reuniões.
Finalmente, fique atento para os imprevistos de última hora. É possível que tenha ocorrido um compromisso inesperado para um participante-chave da reunião, ou que tenha havido algum problema de estrutura (sala de reunião, equipamentos) ou, ainda, qualquer outro motivo de força maior que requeira o cancelamento ou novo agendamento da reunião. Se isso ocorrer, é aconselhável avisar com a maior antecedência a todos os participantes sobre a alteração ou cancelamento da reunião.
2.2 Condução da reunião
Agora que já sabemos como planejar uma boa reunião, vamos dar uma olhada em ações que ajudam na sua execução?
Caso seja realizada apresentação de slides, é bom que todos os equipamentos estejam ligados antes da chegada dos participantes. Deve-se prezar pela pontualidade. Assim, o responsável pela reunião deve ser o primeiro a chegar, para receber os participantes.
Para não perder o foco, é importante conduzir a reunião com base nos objetivos estabelecidos na pauta encaminhada aos participantes. Muitas vezes, determinada discussão leva a outro tema que não possui relação direta com o projeto. O responsável pela reunião deverá sempre retomar o tema pautado.
Todos devem ter oportunidade de expor suas opiniões. Assim, é fundamental conduzir a reunião de forma que pondere as pessoas, para que não atropelem a fala das outras.
Como as salas de reuniões são equipadas com computador, no TJDFT é comum elaborarmos a ata da reunião em tempo real. Se não for possível fazer o registro da reunião de forma on-line, o responsável pela reunião, ou pessoa indicada por ele, deverá anotar todos os pontos discutidos para, em seguida, elaborar a ata.
2.3 Após a reunião
Concluída a reunião, é bom verificar se os recursos utilizados foram devidamente desligados. Certifique-se também de recolher todos os documentos impressos que tenham ficado na mesa de reuniões. Em reuniões é muito comum o esquecimento de agendas, anotações, etc.
Toda reunião tem de ter uma ata. A ata registra tudo o que foi comentado e decidido. Muitas decisões darão origem a novas tarefas para o cronograma do projeto, que precisarão ser monitoradas e avaliadas.
Hoje em dia, podemos contar com a ajuda da tecnologia para facilitar nosso trabalho. A ata da reunião poderá ser elaborada de forma eletrônica no Sistema SEI. Nesse sistema, os participantes poderão assinar a ata de forma eletrônica também. A ata deverá ser sempre anexada ao processo administrativo de acompanhamento do projeto.
Finalmente, reflita sobre a condução da reunião. Registre suas lições aprendidas.
Essa reflexão sobre “o que poderíamos fazer de forma diferente” é muito importante para a melhoria contínua.
Veja agora o que diz a especialista em Coaching, Sônia Regina Guimarães sobre condução de reuniões eficazes.