Para facilitar o gerenciamento, muitas vezes os projetos precisam ser divididos em partes menores – os subprojetos –, que podem ser executados por terceiros ou por outras unidades organizacionais. Subprojetos são diferentes do projeto, pois eles não fazem sentido isoladamente. Ou seja, precisam de um projeto para uni-los.

Vamos entender melhor esse conceito por meio de um exemplo:

Se uma montadora de carros decidir criar um novo modelo de carro, ela poderá criar um subprojeto específico para elaboração do motor. O subprojeto “motor” não faz sentido sem o projeto maior: o carro.

Essas definições são bem tranquilas, não é mesmo?

A definição de programa é um pouco mais extensa que de projeto, porém você verá como também é fácil de entender. Na verdade, existem dois conceitos de programa utilizados atualmente.

O primeiro diz respeito a um CONJUNTO DE PROJETOS gerenciados de forma coordenada. Assim, eles geram benefícios que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente. Nesse caso, os programas possuem uma natureza temporária. Há também a figura do gestor de programa, responsável por supervisionar todas as iniciativas vinculadas ao programa. Esse trabalho é importante, pois ajuda a estabelecer quais iniciativas associadas ao programa são prioritárias. Quando os projetos do programa são concluídos, o programa também é finalizado.

O segundo conceito traz o programa como ação institucional de natureza contínua. Nesse caso, a ação é encerrada apenas se houver um direcionamento para tal. Esse tipo de programa traduz as políticas de atuação de um órgão e é muito utilizado no governo.

Você com certeza já ouviu falar nos programas Fome Zero, Minha Casa Minha Vida, Brasil sem Miséria, Ciência sem Fronteiras, entre outros, certo?

Quando juntamos projetos, subprojetos e programas, temos um portfólio. É importante notar que nem sempre os projetos e os programas de um portfólio são interdependentes ou diretamente relacionados. No caso do TJDFT, até junho/2017, havia portfólios específicos para cada período de administração bienal, Planos de Administração do Biênio, sempre relacionados ao Plano Estratégico vigente naquele período.

Você pode acessar em: https://www.tjdft.jus.br/institucional/governanca-e-gestao-estrategica/gestao-estrategica/plabi Planos de Administração, desde o PLABI 2008-2010 até o atual.

No biênio 2016-2018, o TJDFT incluiu em seu portfólio o Projeto de Estruturação do Novo Portfólio de Projetos Estratégicos. Pretendia-se, a partir da estruturação do Portfólio de Projetos Estratégicos TJDFT, conceber uma nova forma de seleção e priorização dos projetos, considerando o impacto de cada um deles no atendimento dos objetivos, iniciativas e metas do Plano Estratégico. Além disso, buscava-se proporcionar maior possibilidade de êxito aos projetos do TJDFT, evitando-se, assim, desperdício de esforços e recursos.

Como produto do projeto, em junho de 2017, foi instituído o Portfólio de Projetos Estratégicos do TJDFT, com vigência coincidente a do Plano Estratégico do Tribunal e desvinculado ao Plano de Administração do Biênio. Por esse motivo, o portfólio deixou de ser chamado de PLABI, passando a ser denominado de Portfólio de Projetos Estratégicos do TJDFT.

As atividades da rotina ou operações são diferentes dos projetos. Enquanto os projetos são temporários, as operações são ações de natureza contínua, repetitivas, com equipes designadas para realizar o mesmo conjunto de tarefas, de acordo com os padrões estabelecidos por exemplo:

• protocolo de processos;
• atendimento médico aos servidores;
• instalação de softwares pela equipe de atendimento da informática;
• elaboração de minutas de acórdãos;
• alteração de dados cadastrais do servidor pela área de registros funcionais.