UNIDADE II – TRATAMENTO DO PROCESSO NO GABINETE
Na aula 1, estudamos a petição inicial e os seus requisitos legais. Vimos também a necessidades de tratamento do processo, seja por parte do autor (advogado), seja pelo magistrado, bem como suas implicações na atuação cartorária.
Nesse módulo vamos focar na atuação dos servidores, em especial, em relação a atos processuais que devem ser cumpridos a partir de determinações judiciais. Muitas dessas determinações devem ser expressas, ou seja, o juiz deve deixar claro qual movimentação deseja que os servidores lotados no cartório procedam. Algumas, no entanto, podem ser implícitas, o que torna necessário também a correta compreensão do mandamento e do fluxo do processo como um todo.
1. Glossário
Antes de ingressarmos propriamente no conteúdo dessa unidade, é importante compreendermos alguns termos e jargões típicos do direito. Muitas vezes eles não são devidamente explicados e, em alguns casos, podem ser desconhecidos até por quem é bacharel na área.
Conclusão ou conclusão ao juiz significa que o processo está com o juiz (no gabinete) para alguma análise/providência. Se o próximo passo for a sentença, diz-se que o processo está concluso para sentença. Se for para uma decisão qualquer, então o processo está concluso para decisão e assim por diante;
Juntada é o ato pelo qual se insere um documento no processo, seja petição, ofício, manifestação do perito etc. A juntada em processos eletrônicos é automática;
Remessa é o ato de enviar o processo ou algum documento para outro órgão. Por exemplo, quando se interpõe um recurso de apelação, o juiz deve remeter o processo para o Tribunal, para que possa ser analisado e julgado o recurso.
Protocolo é o nome que se dá ao recebimento de petições e documentos, que ao serem juntados no processo recebem um número de identificação (no caso de processo eletrônico o ID e no caso de processo físico o número da página).
Autos processuais é a materialização do processo, é o conjunto de todos os documentos que compõem o processo, as chamadas peças processuais, incluindo todos os anexos e volumes. Muitas vezes, na prática, “autos processuais” são usados como sinônimos de “processo”.
De ofício é a atuação do juiz sem qualquer pedido prévio proveniente da parte ou de outro participante do processo.
Trânsito em julgado: impossibilidade de alteração da decisão diante do fim do prazo para interposição de recursos ou não conhecimento do recurso apresentado.
A partir desse glossário, vamos passar a analisar o processo judicial do ponto de vista cartorário, bem como os atos possíveis e prováveis de acontecerem, a começar pela distribuição do processo.
2. Distribuição do Processo
Com a instituição do processo judicial eletrônico pelo sistema do PJe, o cadastramento da petição inicial não é mais feito por um servidor e sim pelo próprio advogado da parte autora. Isso tornou desnecessária a lotação de servidores em setores como de protocolo, pelo menos na escala que existia na época dos processos físicos. Por outro lado, trouxe a necessidade de maior controle sobre as informações cadastradas. Isso porque a falta de familiaridade do advogado com normas internas do Tribunal, e até com a realidade do Distrito Federal, podem gerar erros que interferem no bom andamento do processo e no respeito às normas processuais.
Por exemplo, um advogado de São Paulo ao cadastrar o foro de competência do processo, verifica que o endereço do réu é no Guará, mas não sabe que Guará possui um fórum e é uma Circunscrição Judiciária autônoma de Brasília e por isso distribui o processo em Brasília. Esse erro seria facilmente verificado pelo servidor responsável pela distribuição e informado ao advogado que, por sua vez, corrigiria, ele mesmo, o endereçamento do processo. Mas como esse cadastro não é mais feito pelo servidor, é interessante que se verifique tal circunstância e que o magistrado seja alertado.
No vídeo a seguir a servidora Cristine Mundim explica, com mais detalhes, como se dá a distribuição do processo.
3. Certidão
O alerta, referido no exemplo anterior, ou qualquer comunicação com o juiz (ou outros servidores) pode ser verbal mas, sem dúvida, é mais eficiente (e desejável) se for feito por escrito, nos autos do processo, através de uma certidão. Lembre-se que o processo é escrito e toda atuação do servidor deve se dar por escrito, o que, como dito, não impede que além dessa, também ocorra a comunicação verbal.
Certidão vem do latim certitudine (certeza). Certidão é a manifestação do servidor público que, em razão da sua fé pública, atesta que determinado ato ou fato aconteceu. A certidão confere uma presunção (relativa) de veracidade à informação nela constante.
Todo servidor público lotado em um cartório judicial ou no próprio gabinete pode expedir certidão. É verdade que o CPC, no seu artigo 152, V, determina que cabe ao chefe de secretaria:
“fornecer certidão de qualquer ato ou termo do processo, independentemente de despacho, observadas as disposições referentes ao segredo de justiça”.
Por outro lado, essa atribuição pode ser delegada (e normalmente é) aos demais servidores.
Servidores do cartório e do gabinete formam uma equipe, juntamente com o juiz. Todos devem cooperar entre si. Não há como alcançar esse objetivo sem comunicação. A certidão, com a informação que o servidor entende relevante, é a principal forma de trazer essa comunicação com transparência, de forma que também as partes percebam como é feito o compartilhamento da informação.
Clique para ver um modelo de certidão. Utilize o zoom para ampliar.
No vídeo a seguir a servidora Cristine Mundim explica com mais detalhes a função da certidão no andamento processo.
4. Cartório e Fluxo processual
O cartório é o elo central do fluxo processual. Todas as movimentações passam pelo cartório como ponto de convergência. É o eixo pelo qual o processo caminha e, dessa forma, as comunicações e determinações devem ser mais expressas possíveis.
Os cartórios judiciais normalmente possuem portarias internas, através das quais o magistrado delega diversas atribuições diretamente aos servidores lotados no cartório, com o intuito de desburocratizar os serviços judiciários e agilizar a prestação da atividade jurisdicional. Essas atribuições delegadas podem incluir atos processuais que originalmente são típicos do juiz mas, por serem extremamente comuns e pela necessidade de privilegiar o bom andamento do processo, são delegados.
De qualquer forma, é importante lembrar que toda movimentação do processo passa pelo cartório, seja indo para o gabinete, voltando do gabinete, concessão de vista ao advogado, juntada de petição etc. Em todos esses casos e outros, é necessário que o servidor impulsione o processo a partir da determinação do juiz ou atuação da parte. Por exemplo, se o processo está aguardando em cartório o prazo de uma das partes e o advogado protocola uma petição, cabe ao servidor certificar esse fato e remeter o processo concluso ao juiz para apreciar a petição.
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5. Identificação do provimento judicial
Não há uma forma obrigatória para a prática dos atos judiciais que acabamos de ver, há requisitos. Por exemplo, a lei exige que a sentença seja dividida em relatório, fundamentação e dispositivo. Porém, repita-se, não há uma forma padrão obrigatória.
Por outro lado, percebemos um certo padrão em tais pronunciamentos, pelo menos no que diz respeito à forma, que geralmente contém:
- cabeçalho indicando o Tribunal e o Juízo (vara judicial),
- o número do processo,
- o tipo de processo (já cadastrado no Pje, por exemplo),
- nome do autor e nome do réu.
Em seguida, normalmente verificamos o tipo de pronunciamento (sentença, decisão interlocutória ou despacho) centralizado e, posteriormente, o texto do pronunciamento em si. Por fim, temos a assinatura do juiz (mesmo que eletrônica), data e local.
O importante nisso é que mesmo que o “nome” atribuído seja um “despacho”, aquele pronunciamento pode ser uma decisão ou uma sentença. O que vai importar não é o nome atribuído pelo juiz no cabeçalho ou que aparece de forma centralizada, mas o conteúdo do texto:
- Se é decisório ou não. Se não for, é despacho;
- Se encerra a fase de cognição do processo de conhecimento ou a execução. Se for, é sentença.
O que muitas vezes acontece é um erro na denominação, por isso que é necessário analisar o conteúdo de cada decisão que volte do gabinete, para que primeiro se chegue à conclusão de qual a sua verdadeira natureza.
6. Expedição de documentos
Uma das principais atuações dos servidores é a expedição de documentos. Expedir significa enviar algum documento para fora do processo, direcionado às partes ou terceiros, mas que tenha influência dentro do processo. São exemplos de documentos a serem expedidos: mandados, cartas, ofícios, alvarás e etc. Essa expedição também se dá a partir de ordem do magistrado, podendo ser:
- Expressa: “Expeça-se carta precatória de citação” ou
- Implícita: “Cite-se”
Como saber então o que expedir? Essa pergunta só é completamente respondida no caso concreto, a partir de muita experiência e contato com os diversos atos processuais. Mas vamos falar dos principais documentos a serem expedidos e suas especificidades.
A citação é um dos atos mais importantes do processo e se não for feita corretamente todo o processo pode ser invalidado. Segundo o artigo 238 do CPC:
“citação é o ato pelo qual são convocados o réu, o executado ou o interessado para integrar a relação processual”.
É o ato que realmente forma e aperfeiçoa a reação jurídica processual. Sem a citação o processo não se aperfeiçoa completamente. Isso porque só é possível falar propriamente em processo se todas as partes envolvidas sabem da sua existência, do seu teor e têm a oportunidade, no momento adequado, de se manifestarem.
Antes do CPC de 2015, na legislação anterior, citação era considerado o ato pelo qual o réu ou interessado era chamado para apresentar defesa. O conceito mudou com o novo código, já que o primeiro ato que normalmente o réu vai participar não é a defesa (como era antigamente), mas a audiência de conciliação.
Intimação é o ato pelo qual se dá ciência a alguém dos atos e dos termos do processo (artigo 269 do CPC). Sempre que acontecer algo de relevante no processo, seja um requerimento, seja uma decisão, é necessário que os envolvidos sejam intimados, para possibilidade de manifestação, mas também para que saibam o que aconteceu e possam tomar providências que entenderem necessárias.
A notificação é a comunicação destinada a qualquer parte ou terceiro, referente a um ato processual que deve ser praticado no futuro. A grande diferença da intimação para a notificação é que a primeira serve para dar ciência de um ato/fato ocorrido, possibilitando um agir futuro; já a notificação é nada mais que um aviso de que se deve praticar um ato/fato processual no futuro. Por exemplo, uma testemunha é notificada que deve comparecer a uma audiência. É muito comum a confusão entre notificação e intimação e, muitas vezes, na prática, são usados como sinônimos.
7. Cuidados com o processo
Embora seja o advogado da parte autora quem realiza o cadastramento de dados do processo como segredo de justiça e prioridade na tramitação, esse cadastramento inicial não impede que o juiz entenda de forma diversa e retire essas atribuições.
De qualquer forma devemos sempre ter em mente os motivos que autorizam o segredo de justiça (artigo 189 do CPC):
1) em que o exija o interesse público ou social (análise caso a caso, como por exemplo, processo envolvendo artista conhecido nacionalmente);
2) que versem sobre casamento, separação de corpos, divórcio, separação, união estável, filiação, alimentos e guarda de crianças e adolescentes;
3) em que constem dados protegidos pelo direito constitucional à intimidade (também analisado caso a caso, mas um bom exemplo é quando há declaração de imposto de renda no processo);
4) que versem sobre arbitragem, desde que a confidencialidade estipulada na arbitragem seja comprovada perante o Juízo (essa confidencialidade é provada pelo contrato que estipulou a arbitragem).
Em relação a prioridade de tramitação, nos termos do artigo 1.048 do CPC e Provimento 7/2010 da Corregedoria do TJDFT, terão prioridade na tramitação (o que é automaticamente efetivado pelo Pje, uma vez cadastrada essa prioridade) os seguintes casos:
1) partes ou interessados;
2) portador de doença grave arrolada no art. 6º, inciso XIV, da Lei nº 7.713/88, seja parte ou interessado (Por exemplo, tuberculose, esclerose múltipla, cegueira, HIV, e etc.);
3) regulados pelo ECA (Lei nº 8.069/90);
4) portadora de deficiência física, visual, auditiva ou mental, desde que o objeto da causa tenha vínculo direto com a própria deficiência.
Essas informações são muito importantes para a análise do processo e também devem ser verificadas.
8. Em poucas palavras...
Nesse módulo exploramos a atuação do servidor em relação aos atos processuais delegados, implícitos e explícitos, responsabilidade do servidor sobre o fluxo. Verificamos também modelo de estrutura desse atos, embora não haja um forma obrigatória. Por fim, falamos sobre a expedição de documentos que buscam comunicação com as partes do processo e sobre cuidados das informações preenchidas pelos advogados.
Mais uma etapa vencida!
Finalizamos a segunda unidade do curso! Agora, dirija-se ao Ambiente Virtual de Aprendizagem e realize as atividades avaliativas dessa aula.