UNIDADE II
IDENTIFIQUE O PROBLEMA
Nesta unidade você vai aprender como identificar e descrever um problema e as necessidades que motivam a tomada de decisão,
bem como se posicionar com base nas oportunidades que se apresentam.
Bons estudos!
IDENTIFICANDO E DESCREVENDO O PROBLEMA
Normalmente, uma decisão tem como objetivo solucionar um problema.
Para isso, é fundamental identificar o que você precisa resolver e delimitar o escopo da solução.
Ao lidar com um problema, especialmente se for complexo, é importante enxergar o seu alcance, definir o nível de prioridade da situação e, se possível, reservar um tempo para pensar a respeito. Descrevê-lo de forma racional e detalhada auxiliará a sua análise e ajudará a saber por onde você deverá começar.
Tanto a análise quanto a descrição inicial do escopo da sua necessidade, podem mostrar oportunidades e mapear possíveis estratégias de ação.
QUESTÕES ESTRATÉGICAS E COMPLEXAS EXIGEM DECISÕES E AÇÕES COORDENADAS
Os líderes no TJDFT se vêem cotidianamente em meio a desafios no momento de decidirem estrategicamente. Em vídeo, eles compartilham suas experiências em situações reais e complexas que exigiram de cada um deles um conjunto de decisões e ações coordenadas. Busque identificar nos depoimentos, cada um dos problemas enfrentados.
Luiz Fernando Serique
Coordenador da CGTI
Arlete Rodrigues
Secretária da Escola
Judiciária
Lídia Moura
Secretária do Planejamento e
Gestão Estratégica
Celso de Oliveira
Secretário Geral do TJDFT
A ABORDAGEM DESIGN THINKING
A abordagem Design Thinking, usada para solucionar problemas complexos, tem encantado as organizações. Ela harmoniza o pensamento analítico (razão) e o criativo (emoção) na busca de respostas inovadoras e criativas para solucionar problemas, levando em consideração as necessidades do mercado, as limitações tecnológicas e as ideias dos colaboradores da organização.
O diagrama do duplo diamante do Design Thinking usado para resolver problemas, ficou famoso por se tratar de uma metodologia fácil de ser entendida e visualizada. Ele é composto de 4 fases: Descobrir, Definir, Desenvolver e Entregar. Nesta etapa de nosso processo de tomada de decisão organizacional, daremos ênfase às duas primeiras fases: descobrir e definir
Descobrir: Consiste em identificar o problema ainda com poucos dados, questionar para definir o propósito, identificar as partes interessadas e suas influências, estabelecer o processo de trabalho em equipe, compartilhar experiências e antecipar reações às possíveis soluções para o problema.
Definir: descobrir de fato o real problema, promover um ambiente de confiança entre as partes interessadas, investigar em profundidade e detalhar o contexto, atuar com empatia e transparência para ouvir e sentir as dores e expectativas de todos os interessados.
Uma vez que é possível organizar toda a informação de forma visual e clara, a abordagem do design thinking facilita a análise crítica do que é relevante para a tomada de decisão.
Como exemplo da aplicação de um mapeamento em Design Thinking de um problema real, conversamos com o secretário da Coordenadoria Geral de TI (CGTI), Luiz Fernando Serique. Ele conta como utiliza o mapeamento percorrendo as quatro fases do diagrama do duplo diamante. Fique atento principalmente às duas primeiras fases, as quais delimitam o escopo do problema: Design Thinking – CGTI
Para que você fixe o conteúdo do curso até o momento, utilize o modelo apresentado para mapear o escopo de uma importante decisão tomada em sua unidade.
Faça também o mapeamento de um dos casos apresentados no vídeo pelos outros secretários da casa. É importante lembrar que essas atividades não são avaliativas e nem serão corrigias. Elas servem apenas para que você fixe o conteúdo.
BOAS PRÁTICAS
Você conhece a Matriz GUT? Ela é uma ferramenta muito útil para avaliar o prazo razoável para o processo de tomada de decisão, bem como para definir as prioridades em determinada situação.
A análise GUT é interessante para tratar questões complexas e que exigem a análise de vários problemas antes de tomar uma decisão. A análise consiste em classificar cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência.
- Gravidade (G): dimensiona o impacto que o problema pode gerar em seu ambiente considerando os colaboradores, os processos, tarefas, resultados, por exemplo. Caso o problema não seja resolvido o que pode acontecer em médio e longo prazo?
- Urgência (U): dimensiona o prazo, ou o tempo disponível para a resolução do problema. Quanto menor o tempo disponível, mais urgente torna-se a solução do problema. Isso pode esperar?
- Tendência (T): dimensiona a probabilidade (ou potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo. Caso eu não o solucione, o problema aumenta aos poucos ou bruscamente?
Utilizando uma graduação de 1 a 5 para cada variável, a combinação é feita com um cálculo de multiplicação dos três fatores (G) x (U) x (T) e quanto maior o valor, mais prioridade deve ser dada à solução.
O Diagrama de Pareto é outra ferramenta interessante para identificar e descrever problemas. Ele estabelece uma regra que identifica a relação de causa e consequência (efeito). Segundo o Princípio de Pareto, os itens significativos de um grupo normalmente representam uma pequena proporção do total de itens desse mesmo grupo. O Diagrama de Pareto propõe que 80% das consequências/efeitos são decorrentes 20% das causas.
A relação 80/20 (diagrama de Pareto) é ótima para o processo de tomada de decisão, pois ajuda a identificar as principais causas de um problema e permite averiguar se os esforços estão na direção certa.
Para a conclusão desse passo, é importante a delimitação do escopo do problema, que de acordo com a sexta edição do PMBOK (Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos), possui duas definições:
1 – “As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado”;
2 – O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções específicas.
Considerando essas definições, podemos sugerir que o escopo para um processo de tomada de decisão consiste na identificação e descrição do problema e no mapeamento dos objetivos e resultados esperados de uma decisão em uma situação específica.
Elencar recursos requeridos, responsabilidades e registros que podem ser necessários em todo o processo de decisão, além de levantar o impacto em outros projetos, processos e atividades são características que auxiliam na delimitação do escopo.
É importante que você leve em consideração que cada tomada de decisão no ambiente do TJDFT deve ser única e gera resultados para o jurisdicionado. Portanto, sua equipe deve ser envolvida no seu processo decisório. Ela é responsável por fornecer insumos ao seu trabalho. Uma equipe que se sente importante em todos os processos organizacionais da sua unidade é um time que trabalha mais motivado e, consequentemente, gera melhores resultados.